Políticas y Procedimientos para la Reservación del uso del Auditorio principal del Instituto

La Dirección General del Instituto pone a disposición del personal el Auditorio Principal de la Unidad de Enseñanza Manuel Campuzano, de acuerdo a las siguientes políticas y procedimientos:

1. El uso del Auditorio principal deberá solicitarse a través del llenado del formato diseñado para tal efecto y que se encuentra en la liga (solicitud auditorio). Dicho formato deberá ser entregado, con las firmas de solicitante y superior jerárquico (jefe de departamento, subdirector o director de área) en la Dirección de Enseñanza. Debe llenarse completamente. No se aceptarán solicitudes en estilo libre.
2. La autorización se hará con base a la anticipación cronológica de la solicitud. Sin embargo, NO será posible recibir solicitudes con más de nueve meses de anticipación. En caso de cambio de fecha solicitada, la notificación será atendida en el orden que corresponda a la fecha del nuevo aviso.
3. No será posible atender solicitudes CON MENOS de dos semanas de anticipación.
4. Para la autorización tendrán preferencia las solicitudes firmadas por personal adscrito al Instituto y que realicen actividades académicas dentro del mismo, así como aquellas de asociaciones y sociedades que estén coordinadas por miembros de nuestra Institución. Las solicitudes de personas o instituciones ajenas al instituto serán evaluadas tomando en cuenta el objetivo, la temática y la posible audiencia. La decisión final será tomada por la Dirección de Enseñanza y será inapelable.
5. La Dirección General tiene prioridad para definir o cancelar una autorización emitida con anterioridad.
6. El auditorio cuenta con un sistema de audio y video básico (proyector de imágenes computarizadas). Cualquier necesidad extra tendrá que ser contratada y cubierta por el solicitante.
7. Todos los requerimientos específicos relacionados con el evento autorizado deberán ser tratados por el solicitante directamente con el técnico proyeccionista, responsable de los servicios de cabina en el mismo auditorio.
8. La reservación del auditorio NO incluye el uso de las aulas del edificio de Enseñanza. Cuando ése sea el caso, deberá hacerse la solicitud expresa por escrito, además de la del auditorio.
9. El solicitante deberá pagar la cuota de recuperación que se asigne al momento de recibir la autorización en las cajas del Instituto. Para confirmar su reservación deberá entregar una copia del recibo de pago a la Dirección de Enseñanza.
10. Queda a discreción del solicitante el otorgar compensaciones económicas al personal, considerando que el horario laboral de éste es de 7:00 a 14:00 horas, de lunes a viernes.
11. La Dirección de Enseñanza no se responsabiliza por el impacto financiero de cambios o cancelación de eventos que afecte pagos de inscripciones o contratos comerciales comprometidos por los solicitantes.
12. Al término del evento, el solicitante deberá llenar y entregar a la Dirección de Enseñanza el formato de reporte que se encuentra en la siguiente liga (reporte auditorio). La falta del mismo puede comprometer posteriores solicitudes.

Normativa para los locales de exposición a instalar en el vestíbulo del auditorio principal del Instituto durante eventos

1. LA TEMÁTICA DEL LOCAL (O ESTAND) DEBERÁ ESTAR RELACIONADA CON LA DEL EVENTO EN CUESTIÓN.
2. ESTÁ PROHIBIDA LA INSTALACIÓN DE LOCALES CON MOTIVOS FUNERARIOS, RELIGIOSOS, OBJETOS DE CULTO O DE PARTIDOS POLÍTICOS.
3. TODA LA INSTALACIÓN DEBERÁ SER REMOVIBLE, SIN AFECTAR PERMANENTEMENTE PISO, PAREDES O TECHO DEL VESTÍBULO.
4. SÓLO SE AUTORIZA LA VENTA DE LIBROS, DISCOS, INSTRUMENTOS O EQUIPOS MÉDICOS.
5. LOS LOCALES DEBERÁN PERMITIR EL TRÁNSITO LIBRE DE LOS ASISTENTES Y RESPETAR LAS RUTAS Y PUERTAS DE EVACUACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA.
6. EL RESPONSABLE INSTITUCIONAL DEL EVENTO DEBERÁ CUBRIR LA CUOTA CORRESPONDIENTE A MANTENIMIENTO EN LAS CAJAS DEL INSTITUTO, DE ACUERDO AL ESQUEMA AUTORIZADO POR LA DIRECCIÓN GENERAL DEL INSTITUTO.
7. LA DISTRIBUCIÓN DE LOS LOCALES DEBERÁ AJUSTARSE A LAS ÁREAS DEFINIDAS EN EL CROQUIS QUE SE ANEXA EN LA SIGUIENTE LIGA (CROQUIS PARA INSTALACIÓN DE ESTANDS COMERCIALES)
8. LOS LOCALES NO DEBERÁN CONTENER MATERIALES INFLAMABLES, O CUALQUIER COMPONENTE QUE REPRESENTE RIESGO PARA LOS ASISTENTES.
9. SE AUTORIZA LA DISTRIBUCIÓN, EN EL LOBBY, DE REFRIGERIOS LIGEROS (ALIMENTOS Y BEBIDAS NO ALCOHÓLICAS). EN SITUACIONES DE EXCEPCIÓN SE PERMITIRÁ LA DISTRIBUCIÓN DE VINOS DE MESA (“VINO DE HONOR”).
10. ESTÁ PROHIBIDO INTRODUCIR CUALQUIER MATERIAL ACCESORIO O ALMACENAR INSUMOS EN AULAS, SANITARIOS O PASILLOS DE ACCESO AL AUDITORIO O SU VESTÍBULO.
11. TODO MATERIAL DE DESECHO DEBERÁ SER RETIRADO POR LA EMPRESA O PERSONA RESPONSABLE DEL LOCAL.
12. LA ESTRUCTURA DEL LOCAL DEBERÁ SER RETIRADA DE INMEDIATO DESPUÉS DE LA CONCLUSIÓN DEL EVENTO PARA EL CUAL HAYA SIDO AUTORIZADO.
13. CUALQUIER DAÑO A LA ESTRUCTURA INSTITUCIONAL DEBERÁ SER REPORTADO Y PAGADO AL INSTITUTO, PARA SU REPARACIÓN TOTAL, POR LA EMPRESA, PERSONA MORAL O FÍSICA RESPONSABLE DEL LOCAL.
14. EL COORDINADOR INSTITUCIONAL QUE HAYA SOLICITADO EL USO DEL AUDITORIO PARA EL EVENTO ASUMIRÁ LA RESPONSABILIDAD DE QUE LOS PRESENTES LINEAMIENTOS SEAN CUMPLIDOS DURANTE Y DESPUÉS DEL EVENTO.

COTAP 2017